VOICO
Use Cases

Wofür setzt du VOICO ein?

12 konkrete Einsatzgebiete, in denen Voice-AI heute schon harten ROI liefert. Branchen-Spezifika auf Anfrage.

Use Case mit uns durchspielen

Terminvereinbarung

Termine automatisch prüfen und buchen — direkt im Kalender.

Details

Leadqualifizierung

Leads erfassen, scoren und kontextualisiert ans CRM übergeben.

Details

Kundenservice 24/7

Standardanliegen rund um die Uhr — auch nachts und am Wochenende.

Details

Angebotsanfragen

Anfragen strukturiert aufnehmen und an den passenden Verkäufer routen.

Details

Rückrufservice

Rückrufe mit Kontext vorbereiten — kein Voicemail-Pingpong mehr.

Details

IT- & First-Level-Support

80% der Tickets sind Wiederholungen — VOICO löst sie sofort.

Details

Reklamationen

Fälle dokumentieren, priorisieren und eskalieren.

Details

Bestellstatus & Lieferinfos

Statusabfragen automatisch beantworten — direkt aus ERP/Shop-System.

Details

Liefer-Updates

Lieferanfragen einordnen und transparent kommunizieren.

Details

Störungsmeldungen

Notfälle erfassen, priorisieren und an Bereitschaft weitergeben.

Details

Termin-Erinnerung

Automatische Erinnerungen — weniger Ausfälle.

Details

Termin-Verschiebung

Verschiebungen direkt im Gespräch — ohne Warteschleifen.

Details

Use Case 01

Terminvereinbarung

Termine automatisch prüfen und buchen — direkt im Kalender.

Beispiel-Konversation

Caller

Guten Tag, ich hätte gerne einen Beratungstermin nächste Woche.

AI Agent

Sehr gerne. Welcher Tag passt Ihnen besser — Dienstag oder Donnerstag Vormittag?

Caller

Donnerstag um 10 Uhr wäre super.

AI Agent

Perfekt, ich habe Sie für Donnerstag 10:00 Uhr eingetragen. Bestätigung kommt per E-Mail.

Problem

Mitarbeitende verbringen den halben Tag mit Standardanfragen — Öffnungszeiten, Termin-Verschiebungen, Wegbeschreibungen.

Mit VOICO

VOICO greift live auf deinen Kalender zu, schlägt Termine vor, bucht und bestätigt — und beantwortet häufige Fragen abschließend.

  • Anbindung Google Calendar, Microsoft 365, Cal.com
  • Pufferzeiten, Ressourcen- und Mitarbeiter-Logik
  • Wissensbasis aus Webseite, PDFs, Confluence oder Notion
  • Reminder + Verschiebungs-Logik per SMS / E-Mail

Use Case 02

Leadqualifizierung

Leads erfassen, scoren und kontextualisiert ans CRM übergeben.

Beispiel-Konversation

Caller

Hallo, wir sind ein Autohaus mit 40 Mitarbeitern und interessieren uns für eure Plattform.

AI Agent

Vielen Dank. Wie viele Anrufe verarbeiten Sie aktuell pro Monat — grob geschätzt?

Caller

So um die 800 Anrufe ungefähr.

AI Agent

Verstanden. Ich verbinde Sie mit unserem Account Executive für den Mittelstand-Bereich.

Problem

Sales-Teams verbrennen Zeit mit unqualifizierten Anrufen. Branche, Bedarf, Entscheider-Status — alles muss manuell erfragt werden.

Mit VOICO

VOICO erfasst Branche, Mitarbeiterzahl, Anwendungsfall und Entscheider direkt im Anruf — priorisiert und übergibt qualifiziert an den passenden Vertriebsmitarbeiter.

  • Strukturierte Lead-Erfassung mit Pflichtfeldern
  • Lead-Scoring nach Volumen, Branche, Dringlichkeit
  • HubSpot, Pipedrive, Salesforce native Integration
  • Eskalation an passenden AE / Account Manager

Use Case 03

Kundenservice 24/7

Standardanliegen rund um die Uhr — auch nachts und am Wochenende.

Beispiel-Konversation

Caller

Hallo, ich habe eine Frage zur Rechnung 4520.

AI Agent

Gerne. Ich habe Rechnung 4520 vom 12. April über 247€ vorliegen. Was ist Ihre Frage?

Caller

Wann ist die Zahlungsfrist?

AI Agent

Die Zahlungsfrist endet am 26. April — also in 14 Tagen ab Rechnungsdatum.

Problem

Anrufer wollen sofort eine Antwort. Außerhalb der Öffnungszeiten landen sie in Voicemail oder gehen zur Konkurrenz.

Mit VOICO

VOICO ist 24/7 erreichbar, beantwortet wiederkehrende Anliegen abschließend und protokolliert alles für dein Team.

  • Mehrsprachig (DE / EN / TR / ES)
  • Wissensbasis-Anbindung in Echtzeit
  • Eskalation an Bereitschaftsdienst nach Logik
  • Vollständige Gesprächsprotokolle

Use Case 04

Angebotsanfragen

Anfragen strukturiert aufnehmen und an den passenden Verkäufer routen.

Beispiel-Konversation

Caller

Guten Tag, wir benötigen ein Angebot für 20 neue Arbeitsplätze mit IT-Ausstattung.

AI Agent

Gerne. Für wann benötigen Sie die Ausstattung und welches Budget haben Sie eingeplant?

Caller

Idealerweise bis Ende nächsten Monats, Budget liegt bei rund 50.000 Euro.

AI Agent

Danke. Ich leite Sie direkt an unseren Vertriebsleiter für Großkunden weiter.

Problem

Vertrieb erhält Anfragen unvollständig — fehlende Angaben zu Volumen, Timeline oder Budget. Nachfragen per E-Mail dauern Tage.

Mit VOICO

VOICO erfragt Pflichtfelder direkt im Gespräch, bereitet Leads mit Kontext vor und routet an den zuständigen Vertriebler.

  • Strukturierte Anfrage-Erfassung mit Pflichtfeldern
  • Automatische Weiterleitung nach Produkt / Region
  • CRM-Eintrag mit vollständigem Kontext
  • Eskalation bei dringenden Anfragen

Use Case 05

Rückrufservice

Rückrufe mit Kontext vorbereiten — kein Voicemail-Pingpong mehr.

Beispiel-Konversation

Caller

Könnte mich bitte jemand zum Thema Software-Lizenzverlängerung zurückrufen?

AI Agent

Selbstverständlich. Um welche Software geht es und wie dringend ist das Anliegen?

Caller

Es geht um Microsoft 365, die Lizenz läuft in 3 Tagen ab.

AI Agent

Verstanden — als sehr dringend markiert. Ein Kollege ruft Sie noch heute zurück.

Problem

Rückrufwünsche landen als Namen ohne Kontext im Postfach. Verkäufer müssen vor dem Rückruf erst recherchieren.

Mit VOICO

VOICO erfasst Anliegen, Dringlichkeit und Kontext beim Rückrufwunsch — dein Team ruft mit voller Info zurück.

  • Anliegen und Dringlichkeit beim Rückruf erfassen
  • Automatische Weiterleitung an zuständige Person
  • CRM-Notiz mit Kontext vor dem Rückruf
  • SMS-Bestätigung an Anrufer

Use Case 06

IT- & First-Level-Support

80% der Tickets sind Wiederholungen — VOICO löst sie sofort.

Beispiel-Konversation

Caller

Ich komme nicht mehr in mein E-Mail-Konto, das Passwort wird nicht akzeptiert.

AI Agent

Kein Problem, ich kann das Passwort direkt zurücksetzen. Ihre E-Mail-Adresse bitte?

Caller

max.mustermann@firma.de

AI Agent

Erledigt. Sie erhalten in Kürze eine E-Mail zum Setzen eines neuen Passworts.

Problem

IT-Teams werden mit Passwort-Resets, Zugriffsanfragen und Standardproblemen überflutet. Tickets stapeln sich.

Mit VOICO

VOICO beantwortet Standardanliegen sofort, erstellt Tickets mit vollständigem Kontext und eskaliert nur komplexe Fälle.

  • Passwort-Resets und Zugriffsanfragen automatisch
  • Ticket-Erstellung in Jira, ServiceNow, Zendesk
  • Wissensbasis-Anbindung für Standardlösungen
  • Nur komplexe Fälle an L2 eskalieren

Use Case 07

Reklamationen

Fälle dokumentieren, priorisieren und eskalieren.

Beispiel-Konversation

Caller

Ich möchte eine Reklamation für meine letzte Bestellung aufgeben, die Ware war beschädigt.

AI Agent

Das tut mir leid. Ihre Bestellnummer und um welches Produkt handelt es sich?

Caller

Bestellung 28471, ein Monitor mit einem Riss im Display.

AI Agent

Danke. Ich erfasse die Reklamation als hochpriorisiert und unsere Qualitätssicherung meldet sich bei Ihnen.

Problem

Reklamationen erreichen oft die falsche Person. Details fehlen, Eskalation dauert, Kunden sind frustriert.

Mit VOICO

VOICO erfasst Reklamationsdetails strukturiert, priorisiert nach Dringlichkeit und routed an den richtigen Prozessverantwortlichen.

  • Strukturierte Erfassung von Reklamationsdetails
  • Automatische Priorisierung nach Dringlichkeit
  • Direkte Weiterleitung an Prozessverantwortliche
  • Vollständige Dokumentation für Nachverfolgung

Use Case 08

Bestellstatus & Lieferinfos

Statusabfragen automatisch beantworten — direkt aus ERP/Shop-System.

Beispiel-Konversation

Caller

Wo ist meine Bestellung? Ich warte schon seit einer Woche.

AI Agent

Ich schaue sofort nach. Ihre Bestellnummer oder E-Mail-Adresse bitte?

Caller

Bestellung #48291

AI Agent

Ihre Bestellung ist aktuell in der Logistik und wird voraussichtlich morgen bei Ihnen eintreffen.

Problem

Kunden rufen täglich nach Bestellstatus. Mitarbeitende prügen manuell im System — Zeitverschwendung.

Mit VOICO

VOICO fragt Bestellstatus live im ERP/Shop-System ab und gibt Kunden sofort Auskunft — ohne menschliche Zwischenschaltung.

  • Live-Anbindung an Shopify, WooCommerce, ERP
  • Automatische Status-Updates an Kunden
  • Tracking-Informationen per SMS / E-Mail
  • Eskalation bei Lieferverzögerungen

Use Case 09

Liefer-Updates

Lieferanfragen einordnen und transparent kommunizieren.

Beispiel-Konversation

Caller

Meine Lieferung sollte gestern ankommen, aber ich habe nichts erhalten.

AI Agent

Ich prüfe das sofort. Sendungsnummer oder Bestellnummer?

Caller

Die Sendungsnummer ist 1Z999AA10123456784

AI Agent

Es gab einen Verspätung wegen Wetter. Die Lieferung kommt heute zwischen 14 und 16 Uhr.

Problem

Liefertermine ändern sich. Kunden rufen an, Mitarbeitende müssen nachforschen — niemand hat eine schnelle Antwort.

Mit VOICO

VOICO gibt Lieferstatus in Echtzeit aus, kommuniziert Verzögerungen proaktiv und bietet Alternativen an.

  • Echtzeit-Status aus Logistik-Systemen
  • Proaktive Benachrichtigung bei Verzögerungen
  • Alternative Lieferoptionen anbieten
  • Vollständige Tracking-Informationen

Use Case 10

Störungsmeldungen

Notfälle erfassen, priorisieren und an Bereitschaft weitergeben.

Beispiel-Konversation

Caller

Hier ist die Wache, bei uns ist das Serversystem ausgefallen, wir brauchen dringend Unterstützung.

AI Agent

Verstanden — Notfall. Welches System ist betroffen und wie viele Mitarbeiter sind im Einsatz?

Caller

Hauptserver, 15 Mitarbeiter können nicht arbeiten.

AI Agent

Ich alarmiere sofort den Bereitschaftsdienst. Ein Techniker meldet sich innerhalb von 15 Minuten.

Problem

Störungen werden oft verspätet gemeldet. Wichtige Details fehlen, Bereitschaftsdienst kann nicht schnell reagieren.

Mit VOICO

VOICO erfasst Störungsdetails strukturiert, priorisiert nach Dringlichkeit und alarmiert den richtigen Bereitschaftsdienst sofort.

  • 24/7 Störungsannahme auch nachts
  • Strukturierte Erfassung von Details
  • Automatische Alarmierung nach Priorität
  • Dokumentation für Nachverfolgung

Use Case 11

Termin-Erinnerung

Automatische Erinnerungen — weniger Ausfälle.

Beispiel-Konversation

AI Agent

Guten Tag, hier ist VOICO. Wir rufen an, um Sie an Ihren Termin morgen um 10 Uhr zu erinnern.

Caller

Danke für die Erinnerung, aber ich muss leider absagen.

AI Agent

Schade. Soll ich einen neuen Termin für Sie suchen oder die Warteliste informieren?

Caller

Neuen Termin bitte, nächste Woche Dienstag wäre gut.

AI Agent

Erledigt — Dienstag 14 Uhr ist reserviert. Bestätigung folgt per SMS.

Problem

Termine werden vergessen oder nicht rechtzeitig abgesagt. Leerlaufzeiten kosten Umsatz.

Mit VOICO

VOICO ruft automatisch zur Erinnerung an, bietet Umbuchung an und füllt freie Slots aus der Warteliste nach.

  • Automatische Erinnerungsanrufe
  • Umbuchung direkt im Gespräch
  • Wartelisten-Nachfüllung bei Absagen
  • Reduzierte Ausfallquote

Use Case 12

Termin-Verschiebung

Verschiebungen direkt im Gespräch — ohne Warteschleifen.

Beispiel-Konversation

Caller

Ich muss meinen Termin morgen verschieben, ich bin krank geworden.

AI Agent

Kein Problem. Ich suche einen Alternativtermin für Sie. Wann passt es Ihnen besser?

Caller

Nächste Woche Mittwoch oder Donnerstag wäre super.

AI Agent

Donnerstag um 11 Uhr ist frei. Soll ich den Termin umbuchen?

Caller

Ja, bitte.

AI Agent

Erledigt. Sie erhalten gleich eine Bestätigung per E-Mail.

Problem

Kunden wollen Termine verschieben, müssen aber lange warten oder erreichen niemanden. Frust und Ausfälle steigen.

Mit VOICO

VOICO ermöglicht Verschiebungen direkt im Gespräch, prüft Verfügbarkeit und bestätigt sofort — rund um die Uhr.

  • Verschiebung ohne menschliche Zwischenschaltung
  • Live-Kalender-Prüfung
  • Sofortige Bestätigung per SMS / E-Mail
  • Wartelisten-Nachfüllung

Dein Use Case ist nicht dabei?

Wir haben über 1.000 Voice-Agents im Einsatz. Sag uns, was du brauchst – wir zeigen dir einen passenden Aufbau in 30 Minuten.

Beratung vereinbaren